Gestión Documental y Bases de Datos: Tu Guía Completa

UF0347: Sistemas de Archivamiento y Clasificación de Documentos

Comprendiendo el Archivo

• Concepto y Finalidad: La importancia vital de los archivos en cualquier organización.
• Tipologías de Archivos:
  • Por Ubicación: Centralizados, descentralizados o mixtos.
  • Por Contenido: Públicos o privados.
  • Por Frecuencia de Uso: Activos (gestión), semiactivos o definitivos.
  • Por Soporte: Papel y electrónico.

Métodos de Organización Documental

• Sistemas de Registro y Clasificación:
  • Alfabético
  • Numérico
  • Alfanumérico
  • Temático
  • Geográfico
  • Cronológico
• Mantenimiento de Archivos:
  • Archivo Físico: Recursos materiales e infraestructura.
  • Archivo Informático: Métodos y unidades de conservación.

Planificación Estratégica de Archivos

• Diseño de un archivo de gestión adaptado a la organización.
• Determinación de contenidos y tipología documental.
• Implantación de sistemas de registro y codificación.
• Definición de niveles de acceso y restricciones.
• Establecimiento de normas de conservación: destrucción, archivo definitivo, etc.
• Elaboración del manual de archivo y comunicación de procedimientos.

Representación de Procesos

• Diagramas de Flujo: Concepto, características, simbología y elaboración.

UF0348: Utilización de Bases de Datos y Sistemas de Almacenamiento

Sistemas Operativos y de Oficina

• Análisis de Sistemas Operativos: Evolución, clasificación y funciones.
• Instalación y Configuración: Sistemas operativos y aplicaciones, controladores y periféricos.
• Gestión del Sistema Operativo: Procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.

Gestión y Navegación de Archivos Digitales

• Sistema de Archivos: Elementos, funciones y búsquedas avanzadas.
• Exploración y Navegación Eficaz: Uso de barras y paneles para una navegación intuitiva.
• Intercambio de Información: Documentos estáticos, dinámicos, vinculación e incrustación.

Herramientas y Seguridad de la Información

• Herramientas Esenciales: Compresión, descompresión y multimèdia.
• Compartición de Recursos: Configuración de grupos de trabajo y protocolos de comunicación.
• Optimización y Diagnóstico: Entorno gráfico, accesibilidad y solución de problemas comunes.
• Procedimientos de Seguridad: Copias de seguridad, protección contra programas maliciosos y normativa legal (Propiedad intelectual, LOPD, Código de Comercio).

Implantación de Sistemas de Gestión Electrónica

• Organización de centros de documentación y archivo.
• Determinación de elementos en sistemas informatizados de gestión documental.
• Ventajas del soporte informático frente al convencional (seguridad, uso de recursos, economía).
• Diseño del flujo documental y del sistema de clasificación general.
• Establecimiento de períodos de vigencia, seguridad y acceso.
• Enfoques de calidad: UNE-ISO 15489 y Modelo EFQM.