Módulo: Reproducción y Archivo

1. Introducción a la Gestión Documental

• La importancia de una buena gestión de la documentación en el entorno profesional actual.
• Conceptos clave: archivo, registro, documento, información.
• Ciclo de vida del documento.

2. Técnicas de Reproducción

• Reproducción Analógica:
  • Fotocopiadoras y multifuncionales: uso y mantenimiento básico.
  • Impresoras: tipos y aplicaciones.
• Reproducción Digital:
  • Escáneres: tipos, características y optimización de la digitalización.
  • Técnicas de escaneo de alta calidad.
  • Formato de archivos digitales (PDF, JPG, TIFF): cuándo usar cada uno.

3. Sistemas de Archivo y Organización

• Archivo Físico:
  • Clasificación y codificación de documentos.
  • Sistemas de ordenación: alfabético, numérico, geográfico, temático.
  • Material de archivo: carpetas, archivadores, estanterías.
  • La importancia de la conservación y el expurgo.
• Archivo Digital:
  • Estructura de carpetas y nomenclatura de archivos.
  • Metadatos: información descriptiva para facilitar la búsqueda.
  • Sistemas de gestión documental (SGD): funcionalidades y beneficios.

4. Herramientas y Software de Apoyo

• Software de escaneo y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
• Almacenamiento en la nube vs. almacenamiento local.
• Herramientas básicas de edición y gestión de archivos PDF.

5. Seguridad y Confidencialidad

• Protección de la información sensible.
• Control de acceso a documentos.
• Políticas de copiado y distribución.